RGPD et prospection : ce que votre centre de formation a le droit de faire

Remplir ses sessions suppose d’aller chercher des stagiaires et des entreprises clientes. Pourtant, dans beaucoup d’organismes de formation, la prospection reste entourée d’un flou inconfortable : peur de mal faire avec le RGPD, souvenir des scandales du démarchage CPF, nouvelles règles sur le téléphone. Résultat, certains centres n’osent plus prospecter, tandis que d’autres continuent comme avant sans savoir qu’ils s’exposent.

Cet article fait partie du dossier Communiquer avec l'IA sans perdre la confiance de vos stagiaires, consacré au thème « opportunités et cadre » pour les centres de formation.

Le cadre est pourtant lisible dès qu’on distingue deux questions : à qui vous écrivez (un professionnel ou un particulier) et par quel canal (email, téléphone, courrier). Voici les repères essentiels, à jour à la date de publication. Cet article n’est pas un avis juridique : pour une situation précise, rapprochez-vous de votre conseil ou de votre délégué à la protection des données.

Prospecter une entreprise par email : qu’est-ce qui est permis ?

Pour la prospection par courrier électronique, la règle de référence est l’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques, lu avec le RGPD. La CNIL en donne une lecture claire pour les professionnels :

• vous pouvez écrire à un professionnel sans son consentement préalable si votre message est en rapport avec sa profession. Proposer une formation en management à une responsable RH ou une formation réglementaire à un dirigeant d’entreprise du secteur concerné entre dans ce cadre ;
• la personne doit avoir été informée de l’utilisation de son adresse et pouvoir s’opposer simplement à recevoir vos messages ;
• chaque message doit indiquer l’identité de votre organisme et proposer un moyen simple de se désinscrire.

Les adresses génériques du type contact@ ou info@ ne sont pas soumises à ces principes, selon la CNIL. En revanche, une offre sans lien avec la fonction de la personne, par exemple une formation de loisirs envoyée sur une adresse professionnelle, ne bénéficie pas de cette souplesse.

Et les fichiers achetés ou enrichis ?

Un fichier acheté ne vous dispense de rien. Vous devez pouvoir justifier de l’origine des données, des conditions dans lesquelles les personnes ont été informées et de la prise en compte de leurs oppositions. Un fichier dont le fournisseur ne sait pas répondre à ces questions est un risque, quel que soit son prix.

Et pour les particuliers, demandeurs d’emploi ou salariés en reconversion ?

Ici, le principe s’inverse. La prospection par email ou SMS auprès d’un particulier suppose son consentement préalable : libre, spécifique, éclairé et univoque, recueilli par une action positive comme une case non pré-cochée. Accepter des conditions générales ne suffit pas.

Une exception existe : la personne est déjà cliente et vous lui proposez des prestations analogues à celles qu’elle a déjà achetées chez vous. Un ancien stagiaire peut ainsi recevoir des informations sur une formation de perfectionnement dans le même domaine, à condition d’avoir été informé et de pouvoir s’y opposer dès la collecte de ses coordonnées et dans chaque message. Une simple demande de documentation sans inscription ne fait pas de quelqu’un un client.

Le cas particulier du CPF

La loi n° 2022-1587 du 19 décembre 2022 interdit toute prospection commerciale des titulaires d’un compte personnel de formation visant à collecter leurs données ou à conclure des contrats financés par le CPF, par téléphone, SMS, courrier électronique ou réseaux sociaux. Seules les sollicitations réalisées pendant une action de formation en cours, et directement liées à celle-ci, sont admises. Les amendes administratives peuvent atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. Pour un organisme dont l’offre est éligible au CPF, la seule voie sûre consiste à faire venir les candidats à vous, par vos contenus et votre visibilité.

Le téléphone : ce qui a changé en 2026

La loi n° 2025-594 du 30 juin 2025 a profondément modifié le démarchage téléphonique des consommateurs. Depuis le 11 août 2026, il est interdit sauf consentement préalable du consommateur ou appel portant sur un contrat en cours, et la liste d’opposition Bloctel a disparu. Le consentement doit être explicite, documenté, limité dans le temps et conservé comme preuve. Les appels restent encadrés en jours et horaires, et leur nombre est limité. Le démarchage des titulaires d’un CPF reste interdit, même avec consentement.

Ces règles visent les appels vers des consommateurs. L’appel à un professionnel dans le cadre de son activité relève d’une autre logique, mais il reste soumis au RGPD : information de la personne et respect de son droit d’opposition. Avant de lancer une campagne d’appels, faites valider votre cadre par un conseil.

Quelles bonnes pratiques adopter dès maintenant ?

• Tracer l’origine de chaque contact : formulaire, salon, recommandation, fichier acheté, avec la date et la mention affichée au moment de la collecte.
• Séparer vos listes professionnels et particuliers dans votre outil d’emailing, avec des règles d’envoi différentes.
• Soigner vos formulaires : case de consentement non pré-cochée pour les particuliers, mention d’information claire pour les professionnels, lien vers votre politique de confidentialité.
• Faire vivre les désinscriptions : un désabonnement doit s’appliquer partout, y compris aux campagnes déjà programmées et aux fichiers partagés avec des partenaires.
• Fixer des durées de conservation : pour un prospect qui ne réagit plus, la CNIL recommande en général de ne pas conserver ses données au-delà de trois ans après le dernier contact émanant de lui.